Gehaltsbänder und weitere Anforderungen an moderne Entgelttransparenz

Gehaltsbänder sind kein HR-Trend mehr, sondern werden zur rechtlichen Notwendigkeit. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 verlangt von Arbeitgebern, Vergütung nachvollziehbar, geschlechtsneutral und überprüfbar zu gestalten. Die Frist zur Umsetzung in deutsches Recht ist am 7. Juni 2026 abgelaufen, ohne dass der Gesetzgeber geliefert hat.

Wer daraus schließt, man könne in Ruhe abwarten, unterschätzt das Risiko. Das Bundesarbeitsgericht hat die Durchsetzung von Equal-Pay-Ansprüchen bereits deutlich erleichtert. Und die Richtlinie sieht die ersten Entgeltberichte schon für Juni 2027 vor, bezogen auf das Kalenderjahr 2026.

Dieser Beitrag zeigt, welche Anforderungen auf Sie als Arbeitgeber zukommen, warum Gehaltsbänder dabei das Fundament bilden und wie Sie Ihr Unternehmen jetzt sinnvoll vorbereiten.

Der rechtliche Rahmen: Richtlinie in Kraft, deutsches Gesetz im Verzug

Die Richtlinie (EU) 2023/970 stammt vom 10. Mai 2023 und ist am 6. Juni 2023 in Kraft getreten. Sie hätte bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden müssen. Deutschland hat diese Frist verfehlt.

Zur Vorbereitung hatte das Bundesfamilienministerium eine Kommission „Bürokratiearme Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie“ eingesetzt. Deren Abschlussbericht wurde am 7. November 2025 übergeben, das Gesetzgebungsverfahren sollte Anfang 2026 beginnen (BMBFSFJ). Im Juli 2026 teilte die Bundesregierung lediglich mit, die Vorbereitungen für einen Gesetzentwurf seien getroffen; einen Zeitplan nannte sie nicht (BT-Drs. 21/7026). Ein Referentenentwurf ist bis Redaktionsschluss dieses Beitrags (Anfang November 2026) nicht veröffentlicht.

Bis zur Umsetzung gilt das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) von 2017 weiter. Dessen individueller Auskunftsanspruch greift nur in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten, die Berichtspflicht trifft nur lageberichtspflichtige Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten. Das Gebot gleichen Entgelts für gleiche und gleichwertige Arbeit gilt dagegen schon heute für jeden Arbeitgeber, unabhängig von seiner Größe: über Art. 157 AEUV, §§ 3 und 7 EntgTranspG und das AGG.

Gegenüber privaten Arbeitgebern wirkt die Richtlinie zwar nicht unmittelbar. Arbeitsgerichte müssen das geltende deutsche Recht aber richtlinienkonform auslegen, und öffentliche Arbeitgeber können sich einer unmittelbaren Anwendung hinreichend bestimmter Vorschriften gegenübersehen. Wer heute Strukturen aufbaut, sollte sich deshalb am Wortlaut der Richtlinie orientieren und nicht auf ein möglichst mildes deutsches Gesetz spekulieren.

Die Empfehlungen der Kommission geben immerhin eine Richtung vor. Danach soll die Berichtspflicht erst ab 100 Beschäftigten greifen, die Auskunft schlank und digital in Textform erfolgen, und tarifgebundene Arbeitgeber sollen nur Erleichterungen bei der Bildung der Vergleichsgruppen erhalten, keine Freistellung (KPMG Law). Verbindlich ist davon allerdings noch nichts.

Gehaltsbänder als Fundament: Ohne Struktur keine Transparenz

Den Begriff „Gehaltsband“ verwendet die Richtlinie nicht. Sie verlangt in Art. 4 aber, dass Arbeitgeber über Entgeltstrukturen verfügen, die gleiches Entgelt für gleiche und gleichwertige Arbeit gewährleisten. In der Praxis lässt sich das kaum anders erfüllen als mit einer durchdachten Job-Architektur und daraus abgeleiteten Gehaltsbändern.

Ausgangspunkt ist die Bewertung der Tätigkeiten. Der Wert einer Arbeit muss anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien beurteilt werden können, die dort, wo es Arbeitnehmervertreter gibt, mit diesen vereinbart werden. Zu berücksichtigen sind insbesondere Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen; diese vier Kriterien sollten das Gerüst jeder Stellenbewertung bilden.

Aus der Bewertung entstehen Jobfamilien und Levels, etwa „Sachbearbeitung Finanzbuchhaltung, Level 2“. Jedem Level wird ein Gehaltsband mit Minimum, Mittelwert und Maximum zugeordnet. Entscheidend ist, dass die Position innerhalb des Bandes nicht frei ausgehandelt, sondern nach dokumentierten Kriterien bestimmt wird, etwa Berufserfahrung, Zusatzqualifikation oder Leistung.

Genau hier liegt die größte Schwachstelle vieler Vergütungssysteme. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass besseres Verhandlungsgeschick eines Kollegen ein höheres Entgelt nicht rechtfertigt (BAG, Urteil vom 16. Februar 2023 – 8 AZR 450/21). Ausreißer nach oben, die sich nur mit „er hat eben mehr gefordert“ begründen lassen, sind deshalb ein echtes Haftungsrisiko.

Hinzu kommt Art. 6 der Richtlinie. Arbeitgeber müssen ihren Beschäftigten die Kriterien leicht zugänglich machen, nach denen Entgelt, Entgelthöhe und Entgeltentwicklung festgelegt werden. Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten können die Mitgliedstaaten nur von der Offenlegung der Kriterien zur Entgeltentwicklung befreien, nicht von der Transparenz über die Entgeltfestlegung selbst.

Tarifgebundene Unternehmen sind damit nicht automatisch auf der sicheren Seite. Entgeltgruppen eines Tarifvertrags decken den außertariflichen Bereich und übertarifliche Zulagen nicht ab, und gerade dort entstehen die meisten Unterschiede. Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung oder Änderung von Gehaltsbändern zudem nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG mitbestimmungspflichtig; planen Sie ihn deshalb von Anfang an ein.

Transparenz beginnt im Bewerbungsverfahren

Die sichtbarste Neuerung betrifft das Recruiting. Nach Art. 5 der Richtlinie haben Bewerberinnen und Bewerber Anspruch auf Information über das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne, gestützt auf objektive, geschlechtsneutrale Kriterien. Gegebenenfalls sind auch die einschlägigen tarifvertraglichen Regelungen zu nennen, und zwar unabhängig von der Unternehmensgröße.

Die Angabe muss nicht zwingend in der Stellenanzeige stehen. Die Richtlinie lässt auch eine Mitteilung vor dem Vorstellungsgespräch oder auf anderem Weg zu, solange eine informierte Gehaltsverhandlung möglich bleibt. In der Praxis ist die Anzeige aber der sicherste und am leichtesten nachweisbare Ort.

Hier zeigt sich der Nutzen von Gehaltsbändern unmittelbar. Wer für jede Stelle ein begründetes Band hat, kann die Spanne ohne Zusatzaufwand kommunizieren. Wer Einstiegsgehälter dagegen von Fall zu Fall festlegt, muss sich künftig für jede Ausschreibung vorab festlegen und diese Festlegung später auch rechtfertigen können.

Zugleich verbietet Art. 5 Abs. 2 die Frage nach der Entgeltentwicklung in laufenden oder früheren Beschäftigungsverhältnissen. Der Gedanke dahinter: Wer frühere Gehälter fortschreibt, übernimmt auch frühere Benachteiligungen. Die Frage nach der Gehaltsvorstellung bleibt zulässig, doch ein Angebot oberhalb der Spanne allein wegen einer hohen Forderung führt direkt zurück zum Problem des Verhandlungsgeschicks.

Prüfen Sie deshalb Bewerbungsformulare, Interviewleitfäden und Ihre Recruiting-Software. Pflichtfelder wie „aktuelles Bruttogehalt“ sollten verschwinden, auch bei Personaldienstleistern und Headhuntern, die in Ihrem Auftrag suchen. Stellenausschreibungen und Berufsbezeichnungen müssen nach Art. 5 Abs. 3 zudem geschlechtsneutral sein; das ist aus dem AGG bekannt, wird aber nun ausdrücklich mit der Entgelttransparenz verknüpft.

Für private Arbeitgeber wird die Pflicht zur Gehaltsangabe erst mit dem deutschen Umsetzungsgesetz verbindlich. Wer seine Prozesse jetzt umstellt, vermeidet aber einen hektischen Wechsel zum Stichtag und sendet im Wettbewerb um Fachkräfte ein klares Signal.

Auskunftsrechte und Berichtspflichten: Was Beschäftigte künftig erfahren

Nach Art. 7 der Richtlinie können Beschäftigte schriftlich Auskunft über ihre eigene Entgelthöhe verlangen. Hinzu kommen die durchschnittlichen Entgelthöhen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für die Gruppe derjenigen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Die Antwort muss spätestens nach zwei Monaten vorliegen.

Anders als heute gilt dieses Recht unabhängig von der Betriebsgröße. Eine Mindestgröße der Vergleichsgruppe von sechs Personen, wie sie das EntgTranspG kennt, sieht die Richtlinie nicht vor. Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten außerdem jedes Jahr über das Auskunftsrecht und den Weg zu seiner Geltendmachung informieren.

Vertragsklauseln, die Mitarbeitenden die Offenlegung ihres eigenen Gehalts verbieten, sind nach Art. 7 Abs. 5 unzulässig, soweit es um die Durchsetzung gleichen Entgelts geht. Gehaltsverschwiegenheitsklauseln in Ihren Musterarbeitsverträgen gehören deshalb auf den Prüfstand.

Nach geltendem Recht ist der Auskunftsanspruch noch deutlich enger. Das BAG hat im Februar 2026 entschieden, dass er betriebsbezogen ist und nur das letzte vor dem Verlangen abgeschlossene Kalenderjahr erfasst (BAG, Urteil vom 19. Februar 2026 – 8 AZR 83/25). Ob diese Grenzen nach der Reform Bestand haben, ist offen, denn die Richtlinie knüpft an den Arbeitgeber an.

Die zweite Säule ist die Berichtspflicht nach Art. 9. Arbeitgeber mit mindestens 250 Beschäftigten berichten jährlich, solche mit 150 bis 249 Beschäftigten alle drei Jahre; für beide Gruppen sieht die Richtlinie den ersten Bericht bis zum 7. Juni 2027 vor, bezogen auf das Jahr 2026. Arbeitgeber mit 100 bis 149 Beschäftigten folgen erstmals 2031, ebenfalls im Drei-Jahres-Rhythmus.

Berichtet werden unter anderem das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle insgesamt und im Median, das Gefälle bei variablen Bestandteilen, die Verteilung von Frauen und Männern auf die Entgeltquartile sowie das Gefälle je Arbeitnehmergruppe. Genau hier wird Ihre Job-Architektur zur Berichtsstruktur: Die Levels Ihrer Gehaltsbänder sind im Idealfall zugleich die Gruppen, für die Sie Zahlen liefern.

Zeigt der Bericht in einer Gruppe einen Unterschied von mindestens fünf Prozent, der sich nicht objektiv und geschlechtsneutral rechtfertigen lässt und nicht binnen sechs Monaten behoben wird, folgt nach Art. 10 eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung. Wie der deutsche Gesetzgeber mit dem Termin 2027 umgeht, ist noch unklar. Die Entgeltdaten für 2026 sollten Sie aber schon jetzt sauber und auswertbar erfassen.

Beweislast, Haftung und Sanktionen: Was bei Verstößen droht

Das größte Risiko für Arbeitgeber sind nicht Bußgelder, sondern Nachzahlungsklagen. Schon heute gilt § 22 AGG: Legt eine Beschäftigte Indizien für eine Benachteiligung wegen des Geschlechts dar, muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt.

Das Bundesarbeitsgericht hat die Hürde für solche Indizien im Oktober 2025 nochmals deutlich gesenkt. Es genügt, wenn eine Arbeitnehmerin nachweist, dass ein einziger Kollege des anderen Geschlechts für gleiche oder gleichwertige Arbeit mehr verdient; auf die Größe der Vergleichsgruppe oder Medianwerte kommt es nicht an (BAG, Urteil vom 23. Oktober 2025 – 8 AZR 300/24). Gelingt die Widerlegung nicht, schuldet der Arbeitgeber das Entgelt des herangezogenen Kollegen, im ungünstigsten Fall also das des Bestverdienenden.

Die Richtlinie baut diese Linie aus. Hat ein Arbeitgeber seine Transparenzpflichten aus Art. 5, 6, 7, 9 oder 10 nicht erfüllt, trägt er nach Art. 18 Abs. 2 im Prozess die Beweislast dafür, dass keine Entgeltdiskriminierung vorliegt; ausgenommen sind nur offensichtlich unbeabsichtigte und geringfügige Verstöße. Wer keine Gehaltsspanne nennt oder Auskünfte verschleppt, verschlechtert seine Prozessposition also erheblich.

Der Schadensersatz soll nach Art. 16 vollständig sein. Er umfasst die Nachzahlung des Entgelts samt Boni und Sachleistungen, den Ersatz entgangener Chancen, immateriellen Schaden und Zinsen; eine im Voraus festgelegte Obergrenze ist unzulässig. Die Verjährungsfrist muss mindestens drei Jahre betragen und darf erst beginnen, wenn die Betroffenen den Verstoß kennen oder vernünftigerweise kennen können.

Hinzu kommen Sanktionen. Die Mitgliedstaaten müssen nach Art. 23 wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen einschließlich Geldbußen vorsehen, und Verbände sollen Betroffene im Verfahren unterstützen können. Wie hoch Bußgelder in Deutschland ausfallen, steht erst mit dem Umsetzungsgesetz fest.

Für die Praxis heißt das: Die beste Verteidigung ist ein Vergütungssystem, das jede Gehaltsdifferenz mit objektiven Gründen erklären kann. Die Vermutung ist widerlegbar, am überzeugendsten mit einer Dokumentation, die schon bei der Gehaltsfestlegung angelegt wurde. Nachträglich konstruierte Begründungen haben vor Gericht erfahrungsgemäß einen schweren Stand.

Fahrplan für Arbeitgeber: Jetzt handeln statt auf das Gesetz warten

Die Verzögerung in Berlin verschafft Ihnen Zeit, aber keine Atempause. Der Aufbau belastbarer Gehaltsstrukturen dauert erfahrungsgemäß mehrere Monate, und die Equal-Pay-Rechtsprechung gilt schon heute.

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme. Erfassen Sie alle Vergütungsbestandteile vom Grundgehalt über Boni und Zulagen bis zu Sachleistungen und werten Sie diese nach Geschlecht und Tätigkeit aus. Lassen Sie die Ergebnisse vertraulich und rechtlich begleitet bewerten, bevor Sie Maßnahmen ableiten oder kommunizieren.

Im zweiten Schritt entsteht die Job-Architektur. Bewerten Sie Ihre Stellen nach Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen, bilden Sie Jobfamilien und Levels und leiten Sie daraus Gehaltsbänder ab. Halten Sie schriftlich fest, nach welchen Kriterien sich die Position im Band und die weitere Entwicklung bestimmen, und binden Sie einen vorhandenen Betriebsrat frühzeitig ein.

Drittens sollten Sie unerklärte Unterschiede schrittweise schließen, etwa über die regulären Gehaltsrunden. Jede jetzt geschlossene Lücke begrenzt künftige Nachzahlungsrisiken und verbessert die Zahlen in Ihrem ersten Entgeltbericht.

Viertens geht es an Prozesse und Dokumente. Dazu gehören Stellenanzeigen mit Gehaltsspannen, Bewerbungsformulare ohne Frage nach dem bisherigen Gehalt, Musterarbeitsverträge ohne Gehaltsverschwiegenheitsklauseln, ein definierter Auskunftsprozess und eine Datenbasis, die sich für die Berichte auswerten lässt. Schulen Sie außerdem alle Führungskräfte, die Gehälter verhandeln oder Gehaltserhöhungen vorschlagen.

Entgelttransparenz ist am Ende mehr als eine Compliance-Pflicht. Wer nachvollziehbar bezahlt, stärkt das Vertrauen der Belegschaft, gewinnt im Wettbewerb um Fachkräfte und schafft eine solide Verteidigungslinie für den Streitfall. Gehaltsbänder sind dafür das zentrale Werkzeug, und wer heute mit ihrem Aufbau beginnt, muss später nicht unter Zeitdruck nachbessern.

Gern unterstützen wir Sie bei der Analyse Ihrer Vergütungsstruktur, beim Aufbau von Gehaltsbändern und bei den Verhandlungen mit dem Betriebsrat. Sobald ein Referentenentwurf vorliegt, aktualisieren wir diesen Beitrag.