Die Gefährdungsbeurteilung ist das zentrale Steuerungsinstrument des betrieblichen Arbeitsschutzes – und zugleich eine der am häufigsten vernachlässigten Arbeitgeberpflichten. In vielen Betrieben fehlt sie ganz, in anderen existiert sie nur als Ordner aus der Zeit der letzten Betriebsprüfung, der mit den tatsächlichen Arbeitsbedingungen kaum noch etwas zu tun hat. Besonders oft fehlen die psychischen Belastungen.
Für Arbeitgeber wird diese Lücke spürbar riskanter. Seit dem 1. Januar 2026 müssen die Arbeitsschutzbehörden der Länder nach § 21 Abs. 1a ArbSchG jedes Jahr mindestens fünf Prozent aller Betriebe besichtigen. In Bayern bedeutet das bei rund 366.000 Betrieben gut 18.300 Besichtigungen pro Jahr, bei denen die Behörde die Arbeitsschutzorganisation insgesamt bewertet (Bayerischer Landtag, Drs. 19/11840). Zum Vergleich: 2022 lag die Quote solcher Besichtigungen bundesweit bei 0,84 Prozent.
Hinzu kommt: Der viel diskutierte Bürokratieabbau im Arbeitsschutz macht die Gefährdungsbeurteilung nicht überflüssig, sondern wichtiger. Seit dem 29. Mai 2026 hängt etwa die Pflicht, in Betrieben mit mehr als 20 und weniger als 50 Beschäftigten Sicherheitsbeauftragte zu bestellen, davon ab, ob eine besondere Gefährdung vorliegt. Diese Frage lässt sich nur auf Grundlage einer Gefährdungsbeurteilung beantworten. Der folgende Beitrag zeigt, was die §§ 5 und 6 ArbSchG verlangen, wie Sie die Beurteilung strukturiert durchführen und wie eine Dokumentation aussieht, die einer behördlichen Prüfung standhält.
Was §§ 5 und 6 ArbSchG vom Arbeitgeber verlangen
Nach § 5 Abs. 1 ArbSchG hat der Arbeitgeber durch eine Beurteilung der mit der Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Die Gefährdungsbeurteilung ist also kein Formular, sondern der Ermittlungsschritt, auf dem alle weiteren Schutzmaßnahmen aufbauen. Das Bundesarbeitsgericht versteht die Vorschrift als ausfüllungsbedürftige Rahmenvorschrift: Sie schreibt kein bestimmtes Verfahren vor und eröffnet dem Arbeitgeber einen Handlungsspielraum (BAG, Urteil vom 12.08.2008 – 9 AZR 1117/06).
Die Beurteilung ist nach § 5 Abs. 2 ArbSchG je nach Art der Tätigkeiten vorzunehmen. Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen genügt die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit – zehn identische Bildschirmarbeitsplätze in der Buchhaltung müssen also nicht zehnmal einzeln beurteilt werden. § 5 Abs. 3 ArbSchG nennt die typischen Gefährdungsquellen: die Gestaltung von Arbeitsstätte und Arbeitsplatz, physikalische, chemische und biologische Einwirkungen, Auswahl und Einsatz von Arbeitsmitteln, die Gestaltung von Arbeitsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit, unzureichende Qualifikation und Unterweisung sowie psychische Belastungen. Die Aufzählung ist nicht abschließend.
§ 6 Abs. 1 ArbSchG verpflichtet den Arbeitgeber, über Unterlagen zu verfügen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Die frühere Ausnahme für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten hat der Gesetzgeber bereits 2013 gestrichen, nachdem der EuGH sie als europarechtswidrig beanstandet hatte – in der Praxis ist das bis heute nicht überall angekommen.
Konkretisiert werden diese Vorgaben durch Verordnungen mit eigenen Beurteilungspflichten, etwa die Arbeitsstättenverordnung, die Betriebssicherheitsverordnung, die Gefahrstoffverordnung, die Biostoffverordnung und die Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung. Hinzu kommen § 10 MuSchG, der eine anlassunabhängige Beurteilung jeder Tätigkeit auf Gefährdungen für Schwangere und Stillende verlangt, und § 28a JArbSchG für Jugendliche. Technische Regeln wie ASR, TRBS und TRGS bilden den Stand der Technik ab; wer sie einhält, kann in der Regel davon ausgehen, die Anforderungen der jeweiligen Verordnung zu erfüllen.
Wer verantwortlich ist und wer mitwirken muss
Verantwortlich für die Gefährdungsbeurteilung ist der Arbeitgeber, bei juristischen Personen also die Geschäftsführung oder der Vorstand. Nach § 13 Abs. 2 ArbSchG kann er die Aufgabe schriftlich auf zuverlässige und fachkundige Personen übertragen, etwa auf Bereichs- oder Standortleiter. Die Verantwortung verlagert sich dadurch aber nicht vollständig: Auswahl-, Organisations- und Überwachungspflichten bleiben bestehen. Wer delegiert und anschließend nicht kontrolliert, riskiert zusätzlich eine Aufsichtspflichtverletzung nach § 130 OWiG.
Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt unterstützen und beraten bei der Beurteilung, sind aber nicht selbst Adressaten der Pflicht. Ein häufiger Schwachpunkt ist deshalb die Gefährdungsbeurteilung, die ein externer Dienstleister erstellt hat und die vom Arbeitgeber nie inhaltlich geprüft wurde. Mehrere Verordnungen verlangen ausdrücklich eine fachkundige Durchführung; wer selbst nicht über die nötige Fachkunde verfügt, muss sich beraten lassen.
Besteht ein Betriebsrat, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG mitzubestimmen. Das BAG hat schon 2004 entschieden, dass die Ausgestaltung der Gefährdungsbeurteilung – Methoden, Verfahren, Zuschnitt der Arbeitsbereiche, Beteiligung der Beschäftigten – mitbestimmungspflichtig ist (BAG, Beschlüsse vom 08.06.2004 – 1 ABR 13/03 und 1 ABR 4/03). Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle. In der Praxis empfiehlt sich eine Rahmenbetriebsvereinbarung, die das Verfahren einmal grundsätzlich regelt, statt jeden Arbeitsbereich neu zu verhandeln. Wer den Betriebsrat übergeht, muss mit Unterlassungsanträgen und Einigungsstellenverfahren rechnen.
Auch einzelne Beschäftigte haben Rechte. Nach § 5 Abs. 1 ArbSchG in Verbindung mit § 618 Abs. 1 BGB können sie verlangen, dass die mit ihrer Tätigkeit verbundenen Gefährdungen beurteilt werden. Bestimmte Methoden können sie dagegen nicht vorgeben; dieser Spielraum steht dem Arbeitgeber und gegebenenfalls dem Betriebsrat zu (BAG, Urteil vom 12.08.2008 – 9 AZR 1117/06). Setzen Sie Leiharbeitnehmer oder Fremdfirmen ein, kommen die Arbeitsschutzpflichten des Entleihers nach § 11 Abs. 6 AÜG und die Abstimmungspflicht mehrerer Arbeitgeber nach § 8 ArbSchG hinzu.
Die Durchführung in sieben Schritten
Bewährt hat sich ein Vorgehen in sieben Schritten, das auch der Leitlinie der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) zugrunde liegt, an der sich die Aufsichtsbehörden bei ihren Prüfungen orientieren.
Am Anfang steht die Festlegung der Betrachtungseinheiten. Sie gliedern den Betrieb nach Arbeitsbereichen, Tätigkeiten oder Personengruppen – etwa Lager, Produktion, Verwaltung und Außendienst – und berücksichtigen dabei besonders schutzbedürftige Gruppen wie Jugendliche, Schwangere oder Beschäftigte mit Behinderung. Im zweiten Schritt ermitteln Sie die Gefährdungen: durch Begehungen, Gespräche mit den Beschäftigten, die Auswertung von Unfällen und Beinaheunfällen, Sicherheitsdatenblätter, Betriebsanleitungen und, wo erforderlich, Messungen. Die Gefährdungsfaktoren des § 5 Abs. 3 ArbSchG dienen dabei als Prüfraster.
Im dritten Schritt werden die ermittelten Gefährdungen beurteilt. Maßstab sind die einschlägigen Vorschriften und technischen Regeln; wo diese fehlen, helfen Risikobewertungen, die Eintrittswahrscheinlichkeit und mögliches Schadensausmaß verbinden. Am Ende steht die Antwort auf die Frage, ob und wie dringend Handlungsbedarf besteht.
Daraus folgt im vierten Schritt die Festlegung konkreter Maßnahmen. Die Rangfolge gibt § 4 ArbSchG vor, in der Praxis spricht man vom STOP-Prinzip: Zuerst ist zu prüfen, ob sich die Gefahrenquelle beseitigen oder ersetzen lässt, dann folgen technische, anschließend organisatorische und erst zuletzt personenbezogene Maßnahmen wie persönliche Schutzausrüstung. Wer reflexartig zur Schutzbrille greift, ohne technische Lösungen geprüft zu haben, verstößt gegen diese Rangfolge.
Im fünften Schritt setzen Sie die Maßnahmen um, und zwar mit klaren Zuständigkeiten und Fristen. Der sechste Schritt, die Wirksamkeitskontrolle, ist in vielen Betrieben das schwächste Glied, obwohl § 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG sie ausdrücklich verlangt. Hat die neue Absaugung die Staubbelastung tatsächlich gesenkt? Wird die Schutzausrüstung getragen?
Im siebten Schritt wird die Beurteilung fortgeschrieben, denn sie ist kein einmaliger Vorgang. Anlass zur Aktualisierung geben insbesondere neue Maschinen, Arbeitsstoffe oder Verfahren, bauliche Veränderungen, Umstrukturierungen, Unfälle und Beinaheunfälle, neue arbeitsmedizinische Erkenntnisse sowie geänderte Vorschriften. Auch der Zeitpunkt zählt: Die Beurteilung muss vor Aufnahme der Tätigkeit vorliegen, bei neuen Arbeitsmitteln möglichst schon vor deren Beschaffung. Ergänzend empfiehlt sich eine regelmäßige Überprüfung, etwa einmal im Jahr.
Psychische Belastungen: der häufigste blinde Fleck
Seit Oktober 2013 nennt § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG psychische Belastungen bei der Arbeit ausdrücklich als Gefährdungsfaktor. Trotz dieser Klarstellung fehlt gerade dieser Teil in vielen Betrieben oder wird nur oberflächlich behandelt – bei behördlichen Prüfungen fällt das regelmäßig auf.
Viele Arbeitgeber zögern aufgrund eines Missverständnisses: Beurteilt wird nicht die Psyche einzelner Beschäftigter, sondern die Gestaltung der Arbeit. Es geht um Faktoren wie Arbeitsintensität und Zeitdruck, Handlungsspielraum, häufige Unterbrechungen, Arbeitszeit und Erreichbarkeit, Rollenklarheit, Führung, soziale Beziehungen sowie den Umgang mit Kundenkonflikten oder Gewalt. Die GDA fasst diese Faktoren in Merkmalsbereichen zusammen, die sich gut als Prüfraster eignen.
Methodisch stehen drei Wege offen, die sich kombinieren lassen: standardisierte Mitarbeiterbefragungen mit erprobten Fragebögen, Beobachtungsinterviews durch geschulte Personen und moderierte Analyseworkshops mit Beschäftigten einer Tätigkeitsgruppe. Für kleinere Betriebe sind Workshops oft der praktikabelste Ansatz, weil sie Ermittlung und Maßnahmenentwicklung verbinden. Bei Befragungen sind Anonymität und Datenschutz zu wahren; die Auswertung darf keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zulassen.
Der typische Fehler ist eine aufwendige Befragung, auf die nichts folgt. Eine Beurteilung ohne abgeleitete Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht und beschädigt zudem das Vertrauen der Belegschaft. Denken Sie auch an mobile Arbeit und Homeoffice: Das Arbeitsschutzgesetz gilt unabhängig vom Arbeitsort, und gerade Entgrenzung und ständige Erreichbarkeit sind relevante Belastungsfaktoren.
Dokumentation nach § 6 ArbSchG: Was hineingehört
§ 6 Abs. 1 ArbSchG legt den Mindestinhalt fest: Aus den Unterlagen müssen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen. Bei gleichartiger Gefährdungssituation genügen zusammengefasste Angaben. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor; eine elektronische Dokumentation ist zulässig und erleichtert die Fortschreibung erheblich. Die 2026 angestoßenen Formerleichterungen im Arbeitsschutzrecht setzen nach bisherigem Stand vor allem bei Schriftformerfordernissen an – an den inhaltlichen Anforderungen ändern sie nichts.
Damit die Dokumentation einer Prüfung standhält, muss sie für einen sachkundigen Dritten nachvollziehbar sein. Halten Sie für jeden Arbeitsbereich oder jede Tätigkeit fest, welche Gefährdungen ermittelt wurden, wie sie bewertet wurden und welcher Handlungsbedarf sich daraus ergab. Zu jeder Maßnahme gehören die verantwortliche Person, eine Umsetzungsfrist sowie Datum und Ergebnis der Wirksamkeitskontrolle. Dokumentieren Sie außerdem, wer an der Beurteilung mitgewirkt hat, wann sie erstellt und zuletzt aktualisiert wurde und welche Methoden – insbesondere bei psychischen Belastungen – zum Einsatz kamen.
Die Dokumentation ist zugleich die Grundlage der Unterweisung nach § 12 ArbSchG. Nach der Rechtsprechung des BAG muss die Unterweisung die konkreten, in der Gefährdungsbeurteilung ermittelten Gefährdungen behandeln; eine allgemeine Sicherheitsbelehrung ohne diesen Bezug genügt nicht.
Eine Aufbewahrungsfrist nennt § 6 ArbSchG nicht. Die Unterlagen müssen jedenfalls vorliegen, solange die beurteilten Arbeitsbedingungen bestehen. Überholte Fassungen sollten Sie archivieren statt vernichten: Nach einem schweren Unfall oder bei einer später geltend gemachten Berufskrankheit belegen nur sie, welcher Kenntnisstand zu welchem Zeitpunkt bestand. Für einzelne Bereiche, etwa Tätigkeiten mit krebserzeugenden Gefahrstoffen, gelten nach Spezialvorschriften eigene, sehr lange Aufbewahrungsfristen.
Von der Gefährdungsbeurteilung zu unterscheiden ist die zweite Pflicht des § 6: Nach Abs. 2 hat der Arbeitgeber Unfälle zu erfassen, bei denen Beschäftigte getötet oder für mehr als drei Tage arbeitsunfähig werden. Diese Erfassung tritt neben die Unfallanzeige an die Berufsgenossenschaft und liefert wertvolle Hinweise für die Fortschreibung der Beurteilung.
Was bei Verstößen droht – und worauf es jetzt ankommt
Ein Verstoß gegen § 5 oder § 6 ArbSchG ist für sich genommen noch keine Ordnungswidrigkeit. Die Aufsichtsbehörde kann aber nach § 22 Abs. 3 ArbSchG anordnen, dass Sie die Gefährdungsbeurteilung durchführen oder nachbessern. Wer einer solchen vollziehbaren Anordnung zuwiderhandelt, riskiert nach § 25 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a, Abs. 2 ArbSchG eine Geldbuße von bis zu 30.000 Euro. Unmittelbar bußgeldbewehrt sind dagegen die Beurteilungs- und Dokumentationspflichten mehrerer Verordnungen: Arbeitsstättenverordnung, Betriebssicherheitsverordnung und Gefahrstoffverordnung verweisen für eine nicht richtige, nicht vollständige oder nicht rechtzeitige Beurteilung bzw. Dokumentation auf § 25 Abs. 1 Nr. 1 ArbSchG, mit Geldbußen von bis zu 5.000 Euro.
Strafbar macht sich nach § 26 ArbSchG, wer eine vollziehbare Anordnung beharrlich missachtet oder durch einen vorsätzlichen Verstoß Leben oder Gesundheit eines Beschäftigten gefährdet. Kommt es zu einem Unfall, stehen außerdem fahrlässige Körperverletzung oder fahrlässige Tötung im Raum. In solchen Ermittlungsverfahren ist die Gefährdungsbeurteilung regelmäßig das erste Dokument, das angefordert wird.
Zivilrechtlich schützt das Haftungsprivileg der §§ 104 ff. SGB VII den Arbeitgeber bei Arbeitsunfällen weitgehend vor Schadensersatzansprüchen der Beschäftigten. Hat er den Unfall jedoch grob fahrlässig herbeigeführt, kann die Berufsgenossenschaft nach § 110 SGB VII ihre Aufwendungen von ihm zurückverlangen. Eine fehlende oder offensichtlich veraltete Gefährdungsbeurteilung kann in solchen Regressverfahren als gewichtiges Indiz gegen den Arbeitgeber wirken. Hinzu kommen der einklagbare Anspruch der Beschäftigten auf Durchführung der Beurteilung und mögliche Auseinandersetzungen mit dem Betriebsrat.
Für die Praxis heißt das: Prüfen Sie, ob für alle Arbeitsbereiche eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung vorliegt, ob psychische Belastungen erfasst sind und ob die festgelegten Maßnahmen tatsächlich umgesetzt und auf ihre Wirksamkeit kontrolliert wurden. Regeln Sie Verantwortlichkeiten schriftlich und binden Sie einen vorhandenen Betriebsrat frühzeitig ein. Wer das jetzt systematisch angeht, ist für die deutlich häufigeren Behördenbesuche gerüstet und schafft zugleich die Grundlage für die Entscheidung über Sicherheitsbeauftragte nach dem neuen § 22 SGB VII. Gern unterstützen wir Sie dabei, Ihre bestehende Gefährdungsbeurteilung rechtlich zu prüfen, eine Betriebsvereinbarung zum Verfahren zu gestalten oder sich auf eine behördliche Besichtigung vorzubereiten.
